Premier salarié : chiffrer et signer la mutuelle en cinq étapes

La première embauche déclenche la première cotisation de mutuelle, sans délai ni seuil. Le piège classique consiste à signer le premier devis venu, dans l'urgence du recrutement, puis à reconduire ce contrat pendant des années sans le relire. Voici l'ordre des opérations pour être en règle le jour de l'arrivée du salarié, en maîtrisant ce que vous paierez.

1. Repérez votre convention collective

Elle vient avant tout devis, parce qu'elle peut relever le prix de départ : garanties au-dessus du panier légal, part patronale supérieure à 50 %, organisme recommandé. Elle se déduit de l'activité principale réelle de l'entreprise et se retrouve avec le code du travail numérique. Nos fiches indiquent, pour chaque métier, la convention habituelle et son régime santé quand nous avons pu le vérifier : consultez la fiche de votre métier.

2. Fixez le niveau de garanties, donc la fourchette

Le point bas est le panier de soins légal, remonté le cas échéant par la branche. Au-dessus, chaque renfort a un coût : hospitalisation avec chambre particulière, dentaire au-delà de 125 %, optique au-delà du forfait. Pour un premier salarié, le niveau intermédiaire est le plus courant : il reste lisible et évite de payer pour des garanties que personne n'utilisera.

Décidez aussi du périmètre : salarié seul, ou famille en option, ou famille obligatoire. Cette décision modifie la cotisation et la base sur laquelle porte votre part.

Chiffrer ma mutuelle

3. Demandez plusieurs devis, à garanties identiques

Le contrat peut être porté par une mutuelle, une institution de prévoyance ou une compagnie d'assurance. Mettez leurs propositions côte à côte à garanties égales. Pour situer les propositions, le repère public est la prime moyenne d'un contrat collectif publiée par la DREES : 74 € par mois et par bénéficiaire en 2023, parts employeur et salarié réunies. La méthode de lecture est dans le guide de comparaison ligne à ligne.

4. Écrivez la décision unilatérale

Le devis retenu devient un régime par une décision unilatérale de l'employeur : bénéficiaires, garanties, organisme, cotisation et répartition, cas de dispense ouverts. Remettez-la au salarié et conservez la preuve de la remise (signature, pièce jointe au bulletin de paie, courriel avec accusé de réception). Le contenu attendu de la DUE.

5. Faites adhérer le salarié, ou classez sa dispense

Le salarié remplit et signe son bulletin d'adhésion. S'il se trouve dans un cas de dispense, par exemple couvert comme ayant droit par la mutuelle obligatoire de son conjoint, il remet une déclaration sur l'honneur avec justificatif, que vous archivez. Dans ce cas, aucune cotisation n'est appelée pour lui. Quels salariés peuvent se dispenser.

Sur la fiche de paie, la part salariale apparaît en retenue et la part patronale en charge de l'entreprise.